Después de todo lo que he escrito sobre qué es lo que constituye una mala redacción de negocios, ¿cuál es mi consejo para redactar bien? ¡Qué bueno que preguntó porque justamente de eso se trata la siguiente lista!
1. Un llamado a la acción. El elemento más importante que distingue un memo, un informe o una presentación en PowerPoint de Historia de dos ciudades es el llamado a la acción. Una novela es algo que debe disfrutarse. La redacción de negocios tiene como objetivo hacer que la audiencia haga algo: invertir en una fábrica de palomitas de maíz, llenar un formulario para donantes de riñones o evacuar un edificio de manera ordenada.
Preguntas que debe hacer: ¿Mi e-mail pide al lector que haga algo? De no ser así, ¿para qué lo estoy mandando?
2. Diga las cosas inmediatamente. A M. Night Shyamalan se le paga por sorprender a la gente. A nosotros se nos paga por no sorprender a nuestros jefes. Cualquiera que sea el propósito de su misiva dígalo en la primera línea. El misterio y las historias son maneras magníficas de entretener y enseñar. Por ello –y a menos que usted busque un empleo en esos rubros– diga de inmediato lo que quiere decir.
Preguntas que debe hacer: ¿Puede el lector discernir de la línea del asunto y de la primera oración de qué se trata mi correo sin tener que leer más allá? De no ser así, ¿para qué insistir en que adivine?
3. No dé nada por sentado. ¿Necesita el lector saber que el proyecto no tendrá éxito si los trabajadores del metro hacen huelga, que todo depende de que no ocurra un huracán de categoría 5 en los próximos 100 años, o que si Lehman quiebra la empresa completa colapsará? Permita al lector saber cuáles son los pensamientos que han sucedido entre bastidores. Y cuando haga su seguimiento, no suponga que todos recordarán todo lo que usted ha dicho. Si teme que un acrónimo, término o referencia podría generar un momento de confusión sólo debe explicarlo.
Preguntas que debe hacer: ¿Estoy contando con lo que sabe la audiencia o con lo que yo creo que deben saber? ¿Estoy escondiendo sin querer algo del lector? De ser así, ¿para qué lo quiero sorprender más adelante?
4. Piense las cosas. ¿Cuántas veces ha recibido un e-mail que pregunta “¿qué opina usted?”, seguido por una cadena de mensajes reenviados? Lo que el autor de ese e-mail está diciendo es: “No quiero tomarme la molestia de explicar mi razonamiento ni de señalar en qué debería centrarse el lector”. Cuando usted redacte un e-mail, asegúrese de explicar lo que usted está pensando y en qué quiere que se centre el lector.
Preguntas que debe hacer: ¿Mi e-mail describe mis opiniones y opciones de modo que el lector pueda responder a ellas? De no ser así, ¿por qué estoy tratando de obligarlos a adivinar lo que pienso?
En su opinión, ¿qué hace que una redacción de negocios sea buena o mala? ¿Es algo que se puede enseñar o es necesario tener el don de la comunicación? ¿Cuáles son sus sugerencias?
1. Un llamado a la acción. El elemento más importante que distingue un memo, un informe o una presentación en PowerPoint de Historia de dos ciudades es el llamado a la acción. Una novela es algo que debe disfrutarse. La redacción de negocios tiene como objetivo hacer que la audiencia haga algo: invertir en una fábrica de palomitas de maíz, llenar un formulario para donantes de riñones o evacuar un edificio de manera ordenada.
Preguntas que debe hacer: ¿Mi e-mail pide al lector que haga algo? De no ser así, ¿para qué lo estoy mandando?
2. Diga las cosas inmediatamente. A M. Night Shyamalan se le paga por sorprender a la gente. A nosotros se nos paga por no sorprender a nuestros jefes. Cualquiera que sea el propósito de su misiva dígalo en la primera línea. El misterio y las historias son maneras magníficas de entretener y enseñar. Por ello –y a menos que usted busque un empleo en esos rubros– diga de inmediato lo que quiere decir.
Preguntas que debe hacer: ¿Puede el lector discernir de la línea del asunto y de la primera oración de qué se trata mi correo sin tener que leer más allá? De no ser así, ¿para qué insistir en que adivine?
3. No dé nada por sentado. ¿Necesita el lector saber que el proyecto no tendrá éxito si los trabajadores del metro hacen huelga, que todo depende de que no ocurra un huracán de categoría 5 en los próximos 100 años, o que si Lehman quiebra la empresa completa colapsará? Permita al lector saber cuáles son los pensamientos que han sucedido entre bastidores. Y cuando haga su seguimiento, no suponga que todos recordarán todo lo que usted ha dicho. Si teme que un acrónimo, término o referencia podría generar un momento de confusión sólo debe explicarlo.
Preguntas que debe hacer: ¿Estoy contando con lo que sabe la audiencia o con lo que yo creo que deben saber? ¿Estoy escondiendo sin querer algo del lector? De ser así, ¿para qué lo quiero sorprender más adelante?
4. Piense las cosas. ¿Cuántas veces ha recibido un e-mail que pregunta “¿qué opina usted?”, seguido por una cadena de mensajes reenviados? Lo que el autor de ese e-mail está diciendo es: “No quiero tomarme la molestia de explicar mi razonamiento ni de señalar en qué debería centrarse el lector”. Cuando usted redacte un e-mail, asegúrese de explicar lo que usted está pensando y en qué quiere que se centre el lector.
Preguntas que debe hacer: ¿Mi e-mail describe mis opiniones y opciones de modo que el lector pueda responder a ellas? De no ser así, ¿por qué estoy tratando de obligarlos a adivinar lo que pienso?
En su opinión, ¿qué hace que una redacción de negocios sea buena o mala? ¿Es algo que se puede enseñar o es necesario tener el don de la comunicación? ¿Cuáles son sus sugerencias?
